Задача 1.
Создаем эффект присутствия Горячий кофе, уютный плед, мурлыканье кота... Удаленному сотруднику некуда спешить. Едва проснувшись, он уже на рабочем месте. Рай, да и только. Но не будем торопиться с выводами, все не так просто. Человек, который впервые работает удаленно, вряд ли оценит все эти прелести. Ведь он лишен привычной обстановки, общения с коллегами, возможности оперативно получать ответы на свои вопросы. Из‑за неуверенности и нехватки информации работа продвигается медленно.
Решение
Редакция «ЛюдиPeople» выбрала для себя основным каналом внутренней коммуникации старый добрый Skype. Это очень удобно – как для индивидуальных сообщений, так и для коллективных обсуждений. Основное его преимущество – возможность демонстрировать действия на экране, ведь лучше один раз увидеть, чем 100 раз услышать.
Если после 15–20 сообщений вы понимаете, что решение вопроса всё так же призрачно, как и в начале беседы, самое время предпочесть эпистолярному жанру живое общение голосом – позвонить коллеге или собрать оперативный конференц‑кол для рабочей группы.
Избыток информации – еще один подводный камень удалённого формата общения. Особенно в нестандартных ситуациях люди склонны писать и говорить на больные темы много и эмоционально. Не потерять ключевые сообщения помогают редкие, но ёмкие почтовые рассылки. Самое время для эксклюзивных корпоративных изданий: спецвыпуски, тематические порталы (скажем, «Как мы живём удаленно друг от друга»), электронные журналы с дополнительными рубриками «Повестка дня» и другое.
А для «поболтать» лучше выделить отдельный чат в мессенджере или раздел в интранете. Эмоциональная разрядка в условиях самоизоляции тоже важна, помните об этом.
Кстати!
В режиме вынужденной самоизоляции особенно хочется прикоснуться к «большому миру», поэтому некоторые наши клиенты организовали почтовую рассылку своих корпоративных изданий.
В домашней обстановке сложно настроиться на работу даже ответственному сотруднику. Задача руководителя – создать такие условия для коммуникации, чтобы «удаленщики» не выпали из обоймы.
Решение
Для новичков онлайн‑офисов незаменимы подробные инструкции, где прописаны все нюансы удалённого режима работы: как ставятся и контролируются задачи, полезные контакты (например, для экстренной помощи при технических неполадках), порядок действий при форс‑мажорах и другое.
Утренняя email‑рассылка – один из самых простых и действенных инструментов. Она заменяет ежедневную планёрку: сигналит персоналу о начале рабочего дня, информирует о положении дел в компании, распределяет задачи и выставляет сроки.
«Google Таблицы» позволяют не только в формате реального времени вносить изменения по решению конкретных задач, но и делать это коллективно.
Задача 2. Поддерживаем боевой дух
Все люди как люди, а я в офисе… Сотрудникам, оставшимся в кризис на рабочих местах, тоже нелегко. Дефицит общения из‑за отсутствия коллег плюс необходимость появляться в обществе в условиях карантина не способствуют самоотдаче в работе. В этой ситуации очень важна правильная линия поведения со стороны руководства.
Решение
Одними печеньками тут не обойтись. Хотя лишними они точно не будут. Как это ни странно, поддержать здоровую атмосферу в коллективе поможет осознание сотрудниками своей ценности для компании. Люди должны понимать, для чего они изо дня в день рискуют, приезжая в офис. Поэтому на время кризиса имеет смысл проводить дополнительные встречи, сменить официальный стиль общения на доверительный, чаще поощрять за достижения, подчеркивать вклад коллег в корпоративных изданиях.
Кстати!
Если ваши сотрудники заняты на производстве первой необходимости, обязательно подчеркните их ценность в масштабах страны. Самое время показать в соцсетях и других каналах внешних коммуникаций компании тех, кто обеспечивает нас едой, лекарствами, теплом, транспортом и другими жизненно важными благами.
Задача 3. Формируем единое инфополе
Итак, мы создали всем коллегам комфортную рабочую обстановку. Теперь надо позаботиться об эффективной связи, чтобы офисные и удалённые сотрудники находились в едином информационном пространстве. Это позволит избежать неприятных ситуаций, когда правая рука не знает, что делает левая.
Решение
Самым простым и эффективным каналом для постановки задач и обмена ключевой информацией остаётся почта (если в компании не предусмотрено использование более навороченных систем коммуникаций, например «Битрикс24»).
Все личные переговоры по телефону и видеоконференции должны заканчиваться рассылкой «протокола» для всех заинтересованных. Во‑первых, так устные договорённости обретут статус прописанной задачи. Во‑вторых, информация не потеряется, если во время переговоров были задействованы не все участники процесса.
Определите ответственных, кто будет 2–3 раза в неделю обзванивать руководителей разных направлений компании, чтобы получить «вести с полей». Часто незначительные изменения в рабочем процессе, которым мы не придаём значения, сильно сказываются на коллегах в соседних подразделениях.
- Редакция «ЛюдиPeople» выбрала для себя основным каналом внутренней коммуникации старый добрый Skype. Это очень удобно – как для индивидуальных сообщений, так и для коллективных обсуждений. Основное его преимущество – возможность демонстрировать действия на экране, ведь лучше один раз увидеть, чем 100 раз услышать.
- Если после 15–20 сообщений вы понимаете, что решение вопроса всё так же призрачно, как и в начале беседы, самое время предпочесть эпистолярному жанру живое общение голосом – позвонить коллеге или собрать оперативный конференц-кол для рабочей группы.
- Избыток информации – ещё один подводный камень удаленного формата общения. Особенно в нестандартных ситуациях люди склонны писать и говорить на больные темы много и эмоционально. Не потерять ключевые сообщения помогают редкие, но ёмкие почтовые рассылки. Самое время для эксклюзивных корпоративных изданий: спецвыпуски, тематические порталы (скажем, «Как мы живём удаленно друг от друга»), электронные журналы с дополнительными рубриками «Повестка дня» и другое.
- Для новичков онлайн‑офисов незаменимы подробные инструкции, где прописаны все нюансы удалённого режима работы: как ставятся и контролируются задачи, полезные контакты (например, для экстренной помощи при технических неполадках), порядок действий при форс‑мажорах и другое.
- Утренняя email‑рассылка – один из самых простых и действенных инструментов. Она заменяет ежедневную планёрку: сигналит персоналу о начале рабочего дня, информирует о положении дел в компании, распределяет задачи и выставляет сроки.
- «Google Таблицы» позволяют не только в формате реального времени вносить изменения по решению конкретных задач, но и делать это коллективно.
- Самым простым и эффективным каналом для постановки задач и обмена ключевой информацией остаётся почта (если в компании не предусмотрено использование более навороченных систем коммуникаций, например «Битрикс24»).
- Все личные переговоры по телефону и видеоконференции должны заканчиваться рассылкой «протокола» для всех заинтересованных. Во‑первых, так устные договорённости обретут статус прописанной задачи. Во‑вторых, информация не потеряется, если во время переговоров были задействованы не все участники процесса.
- Определите ответственных, кто будет 2–3 раза в неделю обзванивать руководителей разных направлений компании, чтобы получить «вести с полей». Часто незначительные изменения в рабочем процессе, которым мы не придаём значения, сильно сказываются на коллегах в соседних подразделениях.
