Как выжить в карантине и не потерять команду?

Задача 1.
Создаем эффект присутствия Горячий кофе, уютный плед, мурлыканье кота... Удаленному сотруднику некуда спешить. Едва проснувшись, он уже на рабочем месте. Рай, да и только. Но не будем торопиться с выводами, все не так просто. Человек, который впервые работает удаленно, вряд ли оценит все эти прелести. Ведь он лишен привычной обстановки, общения с коллегами, возможности оперативно получать ответы на свои вопросы. Из-за неуверенности и нехватки информации работа продвигается медленно.

Решение

• Редакция «ЛюдиPeople» выбрала для себя основным каналом внутренней коммуникации старый добрый Skype. Это очень удобно – как для индивидуальных сообщений, так и для коллективных обсуждений. Основное его преимущество – возможность демонстрировать действия на экране, ведь лучше один раз увидеть, чем 100 раз услышать.
• Если после 15–20 сообщений вы понимаете, что решение вопроса все так же призрачно, как и в начале беседы, самое время предпочесть эпистолярному жанру живое общение голосом – позвонить коллеге или собрать оперативный конференц-кол для рабочей группы.
• Избыток информации – еще один подводный камень удаленного формата общения. Особенно в нестандартных ситуациях люди склонны писать и говорить на больные темы много и эмоционально. Не потерять ключевые сообщения помогают редкие, но емкие почтовые рассылки. Самое время для эксклюзивных корпоративных изданий: спецвыпуски, тематические порталы (скажем, «Как мы живем удаленно друг от друга»), электронные журналы с дополнительными рубриками «Повестка дня» и другое.

А для «поболтать» лучше выделить отдельный чат в мессенджере или раздел в интранете. Эмоциональная разрядка в условиях самоизоляции тоже важна, помните об этом.

Кстати!
В режиме вынужденной самоизоляции особенно хочется прикоснуться к «большому миру», поэтому некоторые наши клиенты организовали почтовую рассылку своих корпоративных изданий.

В домашней обстановке сложно настроиться на работу даже ответственному сотруднику. Задача руководителя – создать такие условия для коммуникации, чтобы «удаленщики» не выпали из обоймы.

Решение

• Для новичков онлайн-офисов незаменимы подробные инструкции, где прописаны все нюансы удаленного режима работы: как ставятся и контролируются задачи, полезные контакты (например, для экстренной помощи при технических неполадках), порядок действий при форс-мажорах и другое.
• Утренняя email-рассылка – один из самых простых и действенных инструментов. Она заменяет ежедневную планерку: сигналит персоналу о начале рабочего дня, информирует о положении дел в компании, распределяет задачи и выставляет сроки.
• «Google Таблицы» позволяют не только в формате реального времени вносить изменения по решению конкретных задач, но и делать это коллективно.

Задача 2. Поддерживаем боевой дух
Все люди как люди, а я в офисе… Сотрудникам, оставшимся в кризис на рабочих местах, тоже нелегко. Дефицит общения из-за отсутствия коллег плюс необходимость появляться в обществе в условиях карантина не способствуют самоотдаче в работе. В этой ситуации очень важна правильная линия поведения со стороны руководства.

Решение
Одними печеньками тут не обойтись. Хотя лишними они точно не будут. Как это ни странно, поддержать здоровую атмосферу в коллективе поможет осознание сотрудниками своей ценности для компании. Люди должны понимать, для чего они изо дня в день рискуют, приезжая в офис. Поэтому на время кризиса имеет смысл проводить дополнительные встречи, сменить официальный стиль общения на доверительный, чаще поощрять за достижения, подчеркивать вклад коллег в корпоративных изданиях.

Кстати!
Если ваши сотрудники заняты на производстве первой необходимости, обязательно подчеркните их ценность в масштабах страны. Самое время показать в соцсетях и других каналах внешних коммуникаций компании тех, кто обеспечивает нас едой, лекарствами, теплом, транспортом и другими жизненно важными благами.
Задача 3. Формируем единое инфополе Итак, мы создали всем коллегам комфортную рабочую обстановку. Теперь надо позаботиться об эффективной связи, чтобы офисные и удаленные сотрудники находились в едином информационном пространстве. Это позволит избежать неприятных ситуаций, когда правая рука не знает, что делает левая.

Решение

• Самым простым и эффективным каналом для постановки задач и обмена ключевой информацией остается почта (если в компании не предусмотрено использование более навороченных систем коммуникаций, например «Битрикс24»).
• Все личные переговоры по телефону и видеоконференции должны заканчиваться рассылкой «протокола» для всех заинтересованных. Во-первых, так устные договоренности обретут статус прописанной задачи. Во-вторых, информация не потеряется, если во время переговоров были задействованы не все участники процесса.
• Определите ответственных, кто будет 2–3 раза в неделю обзванивать руководителей разных направлений компании, чтобы получить «вести с полей». Часто незначительные изменения в рабочем процессе, которым мы не придаем значения, сильно сказываются на коллегах в соседних подразделениях.

Перейти на удаленный формат работы в режиме ЧС непросто, обязательно всплывают неучтенные сложности. Но пусть для нас этот вызов станет возможностью для приобретения новых компетенций. Самое время освежить каналы и форматы коммуникаций, а мы готовы вам в этом помочь!